Geschäftsordnung

Vorbemerkung zum Sprachgebrauch:

Auf die Verwendung von Doppelformen oder andere Kennzeichnungen für weibliche und männliche Personen wird in dieser Geschäftsordnung verzichtet, um die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit zu wahren. Mit allen im Text verwendeten Personenbezeichnungen sind stets beide Formen gemeint.

§ 1 Der Vorstand

Der Verein wird gemäß Satzung von einem Vorstand geleitet. Der Vorstand besteht aus drei aktiven Mitgliedern :
- dem Vorstandsvorsitzenden,
- dem Stellvertreter für Organisatorisches und
- dem Stellvertreter für Finanzen.
Der Vorsitzende hat die Aufgabe, die Vereinsgeschäfte zu organisieren und zu koordinieren. Er schließt die für die Vereinsarbeit notwendigen Verträge ab und vertritt den Verein gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied gerichtlich und außergerichtlich.
Der Stellvertreter für Organisatorisches koordiniert die organisatorischen Belange des Vereins und der Vereinsmitglieder. Er übernimmt die Aufgaben des Vorsitzenden bei dessen Abwesenheit.
Der Stellvertreter für Finanzen koordiniert die finanziellen und steuerrechtlichen Belange des Vereins. Er ist verantwortlich für die Führung des Vereinskontos, des Kassenbuchs und des Sachanlagenverzeichnisses und kassiert die Mitglieds- und Förderbeiträge.

§ 2 Unterstützung des Vorstandes

Der Vorstand des Vereins wird bei der Vereinsführung durch einen künstlerischen Beirat gemäß § 5 unterstützt.
Des weiteren werden auf Vorschlag des Vorstandes weitere Aufgaben gemäß § 7 -11 an Chormitglieder übertragen.
Chormitglieder können dabei mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen. Bei Verhinderung zu einzelnen Terminen ist entsprechend ein Vertreter zu benennen, ohne dass dies der Zustimmung des Vorstandes bedarf.

§ 3 Wahl in ein Amt / Niederlegung eines Amtes

Die Wahl der Vorstandsmitglieder wird in der Vereinssatzung § 9 geregelt. Die Kandidaten werden auf Vorschlag des Chores benannt.
Die Wahl des künstlerischen Beirates erfolgt durch die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit.
Die Erklärung über die Niederlegung eines Amtes gemäß §7 - 11 ist dem Vorstand schriftlich mitzuteilen. Stimmt der Vorstand der Amtsniederlegung zu, sind alle Geschäftsunterlagen und -vorgänge, die sich im Besitz des Vereinsmitgliedes befinden, protokollarisch an den Vorstandsvorsitzenden bzw. an den Amtsnachfolger zu übergeben.

§ 4 Vorstandssitzungen

Die Vorstandssitzungen finden mindestens einmal im Jahresquartal statt. Die Einladung erfolgt durch den Vorsitzenden. Die Tagesordnung ist durch den Vorsitzenden rechtzeitig bekanntzugeben.
Der Vorstand ist beschlußfähig, wenn alle drei Vorstandsmitglieder anwesend sind.
Die Chorleitung sowie die Verantwortlichen gemäß § 2 werden durch den Vorstand bei Bedarf zu den Vorstandssitzungen eingeladen.

§ 5 Der künstlerische Beirat

Der künstlerische Beirat besteht aus aktiven Chormitgliedern, die gemäß § 3 gewählt werden.
Der künstlerische Beirat vertritt die Interessen und Belange der Chormitglieder gegenüber dem künstlerischen Leiter. Er unterstützt diesen bei dessen Aufgaben gemäß § 6.

§ 6 Die künstlerische Leitung

Der künstlerische Leiter wird aus dem Kreis der Bewerber durch den Vorstand vorgeschlagen und durch die Mitgliederversammlung mit einer Zwei-Drittel-Mehrheit für eine dreimonatige Probezeit gewählt.
Nach der dreimonatigen Probezeit wird der Bewerber gemäß § 10 der Satzung bestätigt. Wird die Bewerbung nicht bestätigt, erfolgt eine neue Ausschreibung.
Der künstlerische Leiter führt die Probenarbeit durch und leitet die Konzerte.
Bei Verhinderung stellt er eine geeignete Vertretung, ohne dass es hierzu einer Zustimmung des Vorstandes bedarf.
Das Honorar für den künstlerischen Leiter wird mit dem Vorstand vereinbart.
Der künstlerische Leiter kann abberufen werden, wenn er
- grob fahrlässig und vorsätzlich dem Chor Schaden zufügt oder
- durch nachlässige Probenarbeit das Niveau gefährdet,
- die Zusammenarbeit mit den Vorstand und dem künstlerischen Beirat nicht mehr gewährleistet.
Die Abberufung des künstlerischen Leiters erfolgt durch die Mitgliederversammlung gemäß § 10 der Vereinssatzung.
Die beidseitige Kündigungsfrist beträgt 6 Monate.

§ 7 Verantwortlicher für technische Betreuung und Instrumente

Aus der Mitte der Vereinsmitglieder wird gemäß § 2 eine Person als Verantwortlicher für technische Betreuung und Instrumente (Techniker) ausgewählt.
Der Techniker ist verantwortlich für die Bereitstellung und die Funktionstüchtigkeit der für die Proben und die Konzerte notwendigen Instrumente und Verstärkungselemente.
Der Techniker stimmt sich hierzu mit dem Vorstand und der Chorleitung ab.
Der Techniker ist bei Logistik, Transport und Aufbewahrung der technischen Ausrüstung und Instrumente durch alle aktiven Mitglieder zu unterstützen.

§ 8 Verantwortlicher für Notenmaterial

Aus der Mitte der aktiven Vereinsmitglieder wird eine Person als Verantwortlicher für das Notenmaterial (Notenwart) ausgewählt.
Der Notenwart stellt das erforderliche Notenmaterial für die Proben in ausreichender Anzahl und Qualität bereit.
Er stimmt sich hierzu mit dem Vorstand und der Chorleitung ab.
Der Notenwart führt ein Notenarchiv in übersichtlicher Form.
Der Notenwart ist verantwortlich für die Ausgabe von Notenmaterial an die Chormitglieder und überwacht die Rückgabe des Notenmaterials.
Der Notenwart ist verantwortlich für die Zusammenstellung und Bereitstellung der Notenmappen für die Konzerte.
Das an die aktiven Vereinsmitglieder ausgegebene Notenmaterial ist Eigentum des Vereins. Es ist pfleglich zu behandeln und bei Aufforderung an den Notenwart zurückzugeben.
Eine Vervielfältigung des Notenmaterials zum Zwecke der Weiterveräußerung ist nicht gestattet.

§ 9 Verantwortlicher für Schriftführung und Chorchronik

Aus der Mitte der aktiven Vereinsmitglieder wird eine Person als Verantwortlicher für Schriftführung und Chorchronik (Chronist) ausgewählt.
Der Chronist ist verantwortlich für die Protokollierung der Mitgliederversammlungen. Er kann bei Bedarf als Protokollant der Vorstandssitzungen eingesetzt werden. Der Chronist unterstützt die Vereinsarbeit bei der Erledigung von Schreibarbeiten.
Der Chronist führt und gestaltet unter Mitwirkung aller Chormitglieder die Chorchronik. Er sammelt alle Veröffentlichungen über den Verein.

§ 10 Verantwortlicher für die Mitgliederbetreuung

Aus der Mitte der aktiven Vereinsmitglieder wird eine Person als Verantwortlicher für Aufnahme und Betreuung von neuen und bestehenden Mitgliedern (Betreuer) ausgewählt.
Der Betreuer betreut die Bewerber während der Probezeit.
Der Betreuer ist verantwortlich für das Führen einer Anwesenheits- und Konzertliste zu den Proben. Darüber hinaus aktualisiert er die Chormappe fortlaufend.

§ 11 Verantwortlicher für den Probenraum

Aus der Mitte der aktiven Vereinsmitglieder wird eine Person als Verantwortlicher für den Probenraum ausgewählt.
Er ist verantwortlich für den Zugang zum Probenraum und den ordentlichen Zustand des Probenraumes nach den Proben. Er ist dabei von allen aktiven Chormitgliedern zu unterstützen.

§ 12 Neuaufnahme von Chormitgliedern

Neue Bewerber absolvieren eine Probezeit von 3 Monaten.
Nach Abschluss der Probezeit findet eine musikalische Aufnahmeprüfung durch den künstlerischen Leiter und durch Vertreter des künstlicheren Beirats statt.

§ 13 Proben und Konzerte

Die Chorproben finden einmal wöchentlich statt.
Die Teilnahme an den Proben ist für alle aktiven Vereinsmitglieder Pflicht, es sei denn, zwingende Gründe stehen dem entgegen.
Die Teilnahme an den Probenterminen wird durch den Vorstand registriert und ausgewertet.
Sind Probentermine von aktiven Mitgliedern mehrmals hintereinander ohne vorherige Entschuldigung versäumt worden, können diese Mitglieder durch den Vorstand in Abstimmung mit der Chorleitung vom nächsten Auftritt ausgeschlossen werden.
Für die Konzertteilnahme haben sich die aktiven Mitglieder in die ausgelegte Konzertliste zur verbindlichen Mitwirkung entsprechend ihrem Willen zur Teilnahme einzutragen.
Die Besetzung bei Konzerten wird durch die Chorleitung festgelegt.
Nach Eintragung in die Teilnahmeliste und nach Bestätigung des Besetzungsplans besteht für die Mitglieder eine Pflicht zur Teilnahme.

§ 14 Beitragsordnung

Der Mitgliedsbeitrag ist monatlich für den laufenden Monat an den Stellvertreter für Finanzen des Vereins zu entrichten.
Gemäß Beschluss der Mitgliederversammlung vom 25.02.2008 wird bei Neuaufnahme von Mitgliedern eine Aufnahmegebühr in Höhe von 10 € erhoben.

§ 15 Einnahmen und Ausgaben des Vereins

Die Einnahmen des Vereins müssen den Regeln der Gemeinnützigkeit entsprechen und bestehen hauptsächlich aus :
- Mitgliedsbeiträgen der aktiven Mitglieder,
- Förderbeiträgen der Fördermitglieder,
- Zuwendungen (Spenden) und Fördermitteln,
- Honorare und Eintrittsgelder aus Auftritten und Konzerten,
- Erlöse aus Verkäufen von Tonträgern.
Die Mitgliedsbeiträge der aktiven Mitglieder werden gemäß § 14 der Geschäftsordnung festgelegt.
Die finanziellen Mittel des Vereins dürfen nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden.
Alle Ausgaben bedürfen der Bestätigung des Vorstandes. Vertraglich geregelte periodische Zahlungen können vom Stellvertreter für Finanzen ohne Einzelbestätigung vorgenommen werden.
Verträge, die zu Zahlungsverpflichtungen des Vereins führen, dürfen grundsätzlich erst nach Beschlußfassung durch den Vorstand abgeschlossen werden. Das gilt auch für Einkaufsermächtigungen.
Zahlungen dürfen nur auf der Grundlage ordnungsgemäßer Originalbelege geleistet werden.
Die Einnahme bzw. Ausgabe von Bargeld hat grundsätzlich gegen Quittung zu erfolgen.
Alle Ein- und Auszahlungen sind permanent und lückenlos in einem Kassenbuch zu erfassen.
Vorhandene Sachwerte sind ungeachtet steuerrechtlicher Aspekte in einem Sachanlagenverzeichnis zu erfassen.
Für jede Bewegung des Bankbestandes muß ein Beleg vorhanden sein. Der Kontoauszug dient nur als Kontrollinstrument und darf nicht als Buchungsbeleg verwendet werden.
Nach Ablauf eines Geschäftsjahres ist durch den Kassenwart ein Finanzbericht zu erarbeiten. Dies geschieht auf der Grundlage der Jahresbilanz.

§ 16 Reisekosten

Aufwendungen für gemeinsame Chorreisen und Konzerte können auf Beschluss des Vorstandes vollständig oder teilweise aus der Vereinskasse bezahlt werden.
Es sind bei Reisen mit dem privaten Pkw nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften zu bilden, um die Fahrtkosten zu minimieren.
Ein Anspruch der einzelnen Mitglieder auf Vergütung der Aufwendungen besteht nicht.
Schadenersatzansprüche können nicht gegen den Verein geltend gemacht werden.

§ 17 Schlußbestimmungen

In Ergänzung zu § 11 der Vereinssatzung sind alle Mitglieder verpflichtet, sich an die in der Geschäftsordnung niedergeschriebenen Grundsätze zu halten.
Jedes Mitglied kann über genau zu bezeichnende Vorgänge Auskunft vom Vorstand verlangen, soweit es sich um Vorgänge handelt, an denen der Vorstand beteiligt ist (Transparenzgebot).
Die Geschäftsordnung wurde nach ausführlicher Beratung am 12.01.2004 angenommen.

Geschäftsordnung der Spiritual & Gospel Singers Dresden e.V.